Obtenir davantage en moins de temps ne tient pas seulement aux méthodes de gestion du temps ; tout commence par la clarté des demandes adressées à l’IA. Les dix prompts qui suivent transforment ChatGPT en assistant personnel, organisateur de tâches et générateur d’idées. Chaque bloc comprend le prompt optimisé, la logique qui le rend efficace et un exemple d’utilisation.
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1. Optimiser l’agenda quotidien pour être plus productif
Prompt : « Analyse l’agenda suivant (copier-coller au format HH:MM – tâche) et réorganise-le pour : 1) grouper les tâches similaires, 2) réserver des plages sans réunion pour le travail profond, 3) préserver une pause toutes les 90 minutes, 4) proposer un ordre de priorité en t’appuyant sur la matrice d’Eisenhower. Termine par un récapitulatif en tableau. »
Pourquoi ça marche ? Le prompt combine plusieurs critères précis (regroupement, Deep Work, pauses, Eisenhower) qui obligent ChatGPT à livrer un planning actionnable. Il ne va donc pas seulement se contenter d’un réarrangement chronologique.
Exemple : Après intégration, la journée de 9 h-18 h se transforme en blocs de 2 h : administration matinale, création de contenu, pause, réponse aux mails, Deep Work, pause, réunions concentrées en fin d’après-midi. La productivité ChatGPT ne dépend pas seulement des outils, mais surtout des prompts qu’on lui donne.
2. To-do list priorisée en une commande avec ChatGPT
Prompt « À partir de la liste brute suivante, génère une to-do list hiérarchisée. Classe chaque tâche dans “Important/Urgent”, “Important/Non urgent”, “Non important/Urgent”, “À déléguer”. Ajoute une estimation Pomodoro et la première action physique à réaliser. Voici la liste : […] »
Pourquoi ça marche. Ce prompt force ChatGPT à faire une double analyse : stratégique (grille Eisenhower) et opérationnelle (première action concrète à exécuter). Il réduit la fatigue décisionnelle et structure automatiquement la journée avec une estimation réaliste du temps, ce qui évite la surcharge et aide à prioriser.
Exemple : À partir d’une liste désorganisée comme :
- Répondre au mail du client
- Relancer le graphiste
- Planifier la réunion trimestrielle
- Ranger le bureau
- Payer la facture OVH
ChatGPT génère :
| Tâche | Urgence/Importance | Estimation | Première action |
| Payer la facture | Important / Urgent | 1 Pomodoro | Ouvrir le lien reçu |
| Répondre au mail du client | Important / Non urgent | 1 Pomodoro | Rechercher le fichier joint |
| Relancer le graphiste | Non important / Urgent | 0.5 Pomodoro | Écrire “Relance design – sujet X” |
| Planifier réunion trimestrielle | Important / Non urgent | 2 Pomodoros | Ouvrir Google Agenda |
| Envoyer un mail à X | Important / Non urgent | 1 Pomodoro | Ouvrir Gmail |
Ce format aide à passer à l’action immédiatement, sans avoir à réfléchir à quoi faire en premier. Ces exemples concrets montrent comment la productivité ChatGPT peut transformer l’organisation quotidienne.
3. Résumer les e-mails non lus et suggérer l’action la plus courte
Prompt : « Voici l’export brut de 20 e-mails non lus (objet + aperçu). Résume chaque message en 15 mots max puis propose l’action la plus courte (répondre, archiver, déléguer, planifier) en moins de 5 mots. Termine par le temps total estimé pour vider la boîte. »
Pourquoi ça marche: Ce prompt réduit l’overthinking. ChatGPT traite les e-mails par lot, propose une action directe et limite la perte de temps liée à la lecture complète. Le résultat est clair, rapide et opérationnel.
Exemple : Avec cette entrée :
- Objet : Demande de visio – Aperçu : Bonjour, on peut caler un point lundi ?
- Objet : Reçu – Aperçu : Votre facture est disponible
ChatGPT répond :
| Résumé | Action | |
| Demande de visio | Demande de réunion pour lundi | Planifier |
| Reçu | Nouvelle facture disponible | Archiver |
Temps total estimé : 6 minutes.
Plus besoin d’ouvrir chaque message. L’IA précise et simplifie. Vous pouvez aussi directement connecter votre boîte mail et lui demander de faire cette action. Améliorer sa productivité avec ChatGPT commence par des demandes claires, précises et bien structurées.
4. Compte-rendu de réunion instantané
Prompt : « Voici la transcription brute d’une réunion. Résume-la en 3 parties : 1) décisions prises, 2) tâches assignées (qui, quoi, quand), 3) points à revoir plus tard. Présente le tout sous forme de tableau lisible. »
Pourquoi ça marche : Ce prompt transforme un texte brut en livrable exploitable. Il pousse ChatGPT à organiser l’information, structurer l’action et éliminer le bruit. Tu gagnes du temps et tu ressors avec une synthèse claire.
Résultat : À partir de la transcription : “Faut qu’on lance la campagne d’ici lundi. Sarah peut rédiger le mail. On n’a pas décidé du visuel.”
ChatGPT renvoie :
| Décisions | Tâches | À revoir |
| Lancement lundi validé | Sarah rédige le mail (vendredi) | Choix du visuel |
Tu peux copier-coller ça dans Notion, Slack ou ton CRM. C’est rapide et direct! Utiliser les bons prompts au bon moment permet d’exploiter tout le potentiel de la productivité ChatGPT.
5. Créer un check-in matinal simple et motivant avec ChatGPT
Prompt : « Chaque matin à 8 h, envoie un message court avec : 1) mes 3 objectifs du jour, 2) une mini victoire d’hier, 3) un mot d’encouragement. Sois positif, direct, et sans blabla. »
Pourquoi ça marche : Ce prompt installe une routine mentale efficace. Il fixe les priorités, valorise les progrès, et motive sans surcharge cognitive. Format court = passage à l’action immédiat.
Exemple : “Fais-moi mon check-in du jour. Hier j’ai terminé mon article sur la productivité. Aujourd’hui je dois bosser sur la newsletter, corriger le PDF, et publier sur X.”
Réponse possible :
- 🎯 Objectifs : 1. Envoyer la newsletter, 2. Corriger le PDF, 3. Publier sur X
- ✅ Victoire d’hier : Article productivité terminé
- 🚀 Go : Tu sais quoi faire. Tu sais pourquoi. Let’s move.
Remarque : Ce prompt fonctionne manuellement dans ChatGPT. Pour automatiser ce check-in tous les matins, il faut le brancher via Zapier, Make ou une routine API OpenAI. Tu peux le recevoir par Slack, e-mail ou Notion. L’effet : tu démarres chaque journée avec clarté, sans effort mental.
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